社員証作成のあれこれ

社員証の作成は業者に発注するのが一般的ですが、自社でも専用のソフトとプリンターがあれば出退勤の管理も可能な本格的な社員証を作ることが可能です。
自社で作成すれば、紛失などの際もスピーディーに再発行できるほか、制作に要するコストを抑えられるなどのメリットがあります。
プラスチックを印刷できる専用のプリンターが各種販売されており、バーコード印刷も可能。
あらかじめデザインソフトが付属されているタイプもあります。

社員証を作成するときのプリンターの特徴とは?

社員証を作成するときのプリンターの特徴とは? 社員証を作成する代表的な方法は印刷会社への発注、ネットの専門サイトへの発注があります。
一方、近年はプリンターなど制作機器の技術的な進歩により、自社で制作する方法が注目を集めています。
自社で社員証を作成すれば、紛失の際も担当者がすぐに再発行の手続きを取ることができるほか、制作コストを大幅に抑えることも可能。
プラスチックを印刷する専用プリンターは、テンプレートを備えたデザイン機能を備え、バーコード印刷も可能です。
自社で作成する場合に必要なのは写真データ、パソコン、プリンター。
写真はデジタルカメラなどで撮影したデータを使用します。
デザインが決まったら各社員の写真を貼り付け、氏名や所属などの情報を入力します。
全員分の社員証データが揃ったら、印刷に移ります。
社員証のデザインは、自社で行うこともできますが、ネット上に無料でダウンロードできるテンプレートがありますので、それらを活用する手もあります。

新入社員証を作成する際の注意点!どんな服装がおすすめ?

新入社員証を作成する際の注意点!どんな服装がおすすめ? 厳しい就職活動を勝ち残り、希望する企業に入社した新入社員の人にとって、初めて手にする社員証を見る時はうれしいものです。
平日は常に持ち続けるものであり、オフィスのドアロック解除などの際に利用し、会社の外では身分証明書の役割を果たし、飲食店やさまざまなお店で提示することによってディスカウントの恩恵を受けられることもあって、会社員にとって、とても大切な存在になっています。
新入社員証を作成する際、写真を撮影することになりますが、服装に関してはいくつかの注意点が存在します。
オフィス内での服装がビジネススーツである職場の場合、男女ともスーツ姿で写真撮影を行うことが無難です。
オフィス内でスーツを着ており、社員証の写真がTシャツなどのカジュアルな服装の場合、第三者から見た際におかしく感じる可能性があるためです。
ただ、オフィス内の服装がビジネスカジュアルだったり、カジュアルの場合は、写真撮影もカジュアルで問題ないケースが多くなっています。
ただし、管理部署である人事部や総務部などから、写真撮影を行う際の服装について、注意点が出されることがありますので、その場合はそれに従って、手続きをすることが賢明になります。

社員証のトラブルは、自分だけでは解決できない

社員証は企業で働いている信用の証と言えます。
使用用途としてはオフィスへの入退室に求められる場合、取引先企業に対しての信頼の証として提示する場合があります。
社員証を取り扱う上で常に意識しておかないといけない事は、丁寧に扱うという事です。
例えば、紛失などをしてしまった場合は自分だけの問題では無くなってしまいます。
社員証には個人名、企業名の記載や、ICチップが埋め込まれている場合があります。
もし、紛失してしまうと個人情報や企業情報などが流失してしまう恐れがあるのです。
紛失などのトラブルが発生した場合は、すぐに上司への相談や、取り扱い部署に相談しましょう。
早急に相談することによって、大きなトラブルを防ぐことにも繋がります。
相談を怠り、時間が経過してしまうと不正行為などに使われてしまう場合などがあり、自分だけの責任では負えなくなってしまいます。
そのため、社員証が発行されたら丁寧に扱うことが重要と言えます。

社員証にICチップを埋め込んで有効利用する企業

社員証を下げているサラリーマンを見かける事がありますが、大きな企業であるほどそれがステータスになるため、わざと昼時にそのまま下げてお店に入る人もいるぐらいです。
企業側としては会社に愛着をもってくれる事は嬉しいですが、ちょっとした態度の悪さなどが会社名に直結するリスクは考えなければなりません。
その他、社員証にICチップを埋め込んでおき、様々な機能を持たせるという方法も利用されています。
例えばタイムカード替わりにして、入り口ゲートに社員証をかざせば出退勤が記録されるなどの方法です。
タイムカードの印字と違って、途中退席やその戻りなども細かく記録出来るので、多くの会社で利用されています。
これからこういったシステムを導入するという会社は、総務のシステムと連動していて自動的に時間が入るようになっており、月々の締め作業が楽になっているはずです。
それ以外にも備品の持ち出しや決済などにも社員証での認証を使っている会社もあり、様々な用途で使われています。

最新の社員証!NTTドコモ?スマートフォンで解決!

大手企業は従業員が沢山いるために一人一人に会社の合いカギを持たせることが現実的ではないので、従業員全員に社員証を持たせることで効率化に成功していますが、現在はカード型の社員証を使用しないケースが増えていますが、カード型の代わりに、スマートフォンに専用アプリをインストールしてデジタル版の社員証を活用しています。
デジタル版の社員証は非常に新しい最新のシステムとなっていますが、NTTドコモが開発したシステムとして安心感があるサービスでしょう。
ですが、NTTドコモに通信障害が生じたときには全社員が会社へ出入りすることが出来ないので、万が一のトラブルを未然に想定して対策をとっておくことが必要です。
NTTドコモは電波に非常に強いメーカーなので、多くの企業が導入していますが年に1回程度の電波障害が発生しているので、100パーセント安心できるサービスではありません。
万が一のトラブルに対応することが出来ないと、会社全体が停止する可能性があるでしょう。

社員証作成は業者によって、特徴があります

企業がセキュリティー強化のために取り組む取り組みとしては、社員証の導入が一般的ですが大量の社員証を作成すると経費がかかるために作成の依頼をする業者は慎重に選択する必要があるでしょう。
社員証ドットコムは数多くの企業からの依頼を受けていますが、金融機関や公官庁からの依頼実績も多数あるために非常に信用されている業者です。
信頼度が高い場合には高額な費用が必要になる傾向がありますが、社員証ドットコムは低価格で提供しているので、中小企業にもオススメです。
1枚400円で作成できるだけではなくて、最高で1度で10万枚まで作成依頼が可能となっていますが、最短で7日間で手元に届きます。
デザインも業界トップクラスの豊かさとなっているので、各企業のイメージに合った証明証が完成します。
社員食堂でもスマートにお支払いが出来る支払い機能付きのカードも作成可能となっているので、荷物にならないので、社員の仕事の効率化にも繋がります。

社員証は必ず返さないとダメ?可能な返却方法と返さなかった場合のリスク

会社を退職する際、貸与物に加え健康保険証、社員証は必ず返却しないといけません。
特に社員証は退職後も長期間手元に置いておくと、紛失や盗難のリスクが高まりす。
そうなると拾った人物に不正に使用される恐れがあり、会社に大きな損害を与えてしまうことになるので注意が必要です。
退職日に直接手渡しするのが一番良いですが、退職代行会社などを利用した場合は郵送でも可能なことが多いです。
退職代行会社は会社とのやり取りを行ってくれるので、指示に従い返却を行いましょう。
郵送の場合送料は自費になることがほとんどですが、送料が安い普通郵便は使わないほうがいいです。
万が一送付先に届かないといったトラブルが発生した場合、追跡できる簡易書留や書留、レターパックなどがおすすめです。
また会社が郵送方法を指定する場合もあるので、必ず指示通りに送るようにします。
紛失した場合は、退職代行会社に正直に話すことが重要です。
会社にその旨を伝えてくれますが、本人確認や事務手続きなどで直接出社を求められる可能性も少なくありません。
この場合は気まずいかもしれませんが、必ず会社に出向いて手続きを行うようにしましょう。

社員証をなくした場合の自己負担になるパターン

社員証を首から下げるようにしている会社はたくさんありますが、社内のシステム管理が進んでいる会社だと入退室の管理に使ったり、タイムカードと連動させたりとハイテクな使い方をしているところも増えています。
内部に何を仕込んだとしても社員証の中身で処理をするわけではないので、バーコードでもICチップでもいいのですが、多くの場合はICチップが使われているでしょう。
読み込みはICチップのリーダーなので、システム全体としてそれなりに高額の投資になります。
ICチップやカード自体はそこまでしないのですが、もしなくした場合には再発行やシステム登録などの作業が発生するため、なくした場合は自己負担で再発行にしている会社もあるようです。
外注しているならそのたびに費用が発生するのですから当然ですが、それぐらいは会社が負担してくれてもいいのにと考える人もいます。
新しいシステムを使っている先進的な会社ならではの悩みかもしれません。

ICチップ入り社員証をスタイリッシュに使いこなす

自分の会社に愛着を持っていて回りに示したい人は、社員証を首から提げて誇らしくしています。
それが悪い訳では一切ないですが、昼休みに外に出たときもそのままの人ほど自信に身にあふれているのもよくある話でしょう。
首から提げる事がスタイリッシュに見えてしまうのは、おっと思われる会社の社員証だからかもしれません。
実際にスタイリッシュなのはその社員証に機能が詰め込まれている場合で、タイムカードは会社のゲートにそれをタッチするだけで済ませます。
中に仕込まれているICチップで読み取りを行い、システムに入退室情報を入れて管理しているのです。
イレギュラーがあるとややこしいですが、特になければそのまま月末の給与計算も行えてしまうため、どちらかというと総務が喜ぶ仕様となっています。
ただ、それ以外にもセキュリティ的な意味合いもあり、何かあった時に社内に誰がいたかという調査が行えるなど、使える要素は満載のシステムです。

社員証をアプリで管理するメリットとデメリット

一般的な社員証として、必要な情報が印刷された紙をラミネートして首からさげたもの、もしくはプラスチック製のカードなどのイメージがあります。
しかし、今後はさらにスマート化したデジタルな社員証として、スマートフォンで管理できるものを選択する企業も増えてくるかと思われます。
では、社員証をアプリで管理するメリットとデメリットにはどのようなものがあるのでしょうか?
メリットは、個人で簡単にデータの把握ができ、物理的なコスト削減や紛失時にすばやく無効化できることが挙げられます。
出退勤や入退室のデータを、個人で常時把握できる仕様のものが多く、個人での給与計算や勤務実態の確認などに役立てることが可能です。
そして、アプリ化することで、わざわざ印刷してラミネートしたり、カードを発注したりする必要がなくなり、これらの物理的コストをカットすることが可能です。
また、スマートフォンの紛失時もシステムで社員証を無効化することができるので、悪用される危険性を即回避できます。 デメリットは、スマートフォンの電源頼りであり、システム導入の初期費用がかかることです。
社員は必ずスマートフォンの充電保持が必須になります。
前述した通り、物理的コストカットは可能ですが、システム導入のためにスマートフォンをかざして入退室や出退勤などを管理できる電子機器の導入が必要になるので、そこの初期費用がかかることは念頭に置いておきましょう。

使用用途に合わせた複数の社員証を作るメリットについて

社員証は社員の身分証明や出退勤管理や会議室や社内施設の利用などのさまざまな用途で使用されていますので、そのデザインや機能は利用に沿って最適化することが重要です。
この様な際に複数作るメリットは、以下のとおりです。
社員の身分証明や出退勤管理に利用されるため、セキュリティの向上が求められます。
それぞれについて作成することで、場合ごとに異なるセキュリティレベルを設定することができます。
入退室管理用には、ICカードやRFIDタグなどの高度なセキュリティ機能を搭載することで不正アクセスや改ざんを防止することが可能です。
社員証は、社員の第一印象を左右する重要なアイテムです。
使用用途で複数作成し用途ごとに異なるデザインや機能を採用することで、社員のモチベーションを向上させ企業イメージの向上につながります。
営業職用には、企業のロゴやスローガンを大きく印刷することで社員の営業活動をサポートすることができます。

社員証を紛失したときの正しい対処法について

社員証を紛失した場合、速やかに対処することが重要です。
まず最初に直ちに上司や人事部に報告しましょう。
その際、遺失届出書を提出することが必要です。
社員証の紛失が分かったら、慌てず冷静に行動し、即座に上司や人事部に報告することが大切です。
これにより、会社は速やかに状況を把握し、必要な対応を始めることができます。
報告の際には、いつどこで証明書を見失ったかを詳細に伝えることが重要です。
次に、なくした事実を証明するために遺失届出書を提出します。この書類は警察署や会社内で指定された窓口に提出することが一般的です。
遺失届出書には、なくした証明書の発行番号や個人情報などを記入します。
これにより、不正利用や悪用を未然に防ぐことが期待できます。
一方で会社のガイドラインやポリシーに基づき、再発行手続きを開始します。
これには必要な書類の提出や手続きが含まれますが、遺失届出書を元に正確かつスムーズな再発行が行われます。
再発行が完了するまで、仮の証明書や代替手段が提供されることもありますので、その点も確認しましょう。

社員証作成関連オススメサイト

社員証作成に関する悩みをばっちり解決してくれます。

社員証 作成