社員証作成のあれこれ

社員証の作成は業者に発注するのが一般的ですが、自社でも専用のソフトとプリンターがあれば出退勤の管理も可能な本格的な社員証を作ることが可能です。
自社で作成すれば、紛失などの際もスピーディーに再発行できるほか、制作に要するコストを抑えられるなどのメリットがあります。
プラスチックを印刷できる専用のプリンターが各種販売されており、バーコード印刷も可能。
あらかじめデザインソフトが付属されているタイプもあります。

社員証を作成するときのプリンターの特徴とは？

社員証を作成する代表的な方法は印刷会社への発注、ネットの専門サイトへの発注があります。
一方、近年はプリンターなど制作機器の技術的な進歩により、自社で制作する方法が注目を集めています。
自社で社員証を作成すれば、紛失の際も担当者がすぐに再発行の手続きを取ることができるほか、制作コストを大幅に抑えることも可能。
プラスチックを印刷する専用プリンターは、テンプレートを備えたデザイン機能を備え、バーコード印刷も可能です。
自社で作成する場合に必要なのは写真データ、パソコン、プリンター。
写真はデジタルカメラなどで撮影したデータを使用します。
デザインが決まったら各社員の写真を貼り付け、氏名や所属などの情報を入力します。
全員分の社員証データが揃ったら、印刷に移ります。
社員証のデザインは、自社で行うこともできますが、ネット上に無料でダウンロードできるテンプレートがありますので、それらを活用する手もあります。

新入社員証を作成する際の注意点！どんな服装がおすすめ？

厳しい就職活動を勝ち残り、希望する企業に入社した新入社員の人にとって、初めて手にする社員証を見る時はうれしいものです。
平日は常に持ち続けるものであり、オフィスのドアロック解除などの際に利用し、会社の外では身分証明書の役割を果たし、飲食店やさまざまなお店で提示することによってディスカウントの恩恵を受けられることもあって、会社員にとって、とても大切な存在になっています。
新入社員証を作成する際、写真を撮影することになりますが、服装に関してはいくつかの注意点が存在します。
オフィス内での服装がビジネススーツである職場の場合、男女ともスーツ姿で写真撮影を行うことが無難です。
オフィス内でスーツを着ており、社員証の写真がTシャツなどのカジュアルな服装の場合、第三者から見た際におかしく感じる可能性があるためです。
ただ、オフィス内の服装がビジネスカジュアルだったり、カジュアルの場合は、写真撮影もカジュアルで問題ないケースが多くなっています。
ただし、管理部署である人事部や総務部などから、写真撮影を行う際の服装について、注意点が出されることがありますので、その場合はそれに従って、手続きをすることが賢明になります。

社員証のトラブルは、自分だけでは解決できない

社員証は企業で働いている信用の証と言えます。
使用用途としてはオフィスへの入退室に求められる場合、取引先企業に対しての信頼の証として提示する場合があります。
社員証を取り扱う上で常に意識しておかないといけない事は、丁寧に扱うという事です。
例えば、紛失などをしてしまった場合は自分だけの問題では無くなってしまいます。
社員証には個人名、企業名の記載や、ICチップが埋め込まれている場合があります。
もし、紛失してしまうと個人情報や企業情報などが流失してしまう恐れがあるのです。
紛失などのトラブルが発生した場合は、すぐに上司への相談や、取り扱い部署に相談しましょう。
早急に相談することによって、大きなトラブルを防ぐことにも繋がります。
相談を怠り、時間が経過してしまうと不正行為などに使われてしまう場合などがあり、自分だけの責任では負えなくなってしまいます。
そのため、社員証が発行されたら丁寧に扱うことが重要と言えます。

社員証にICチップを埋め込んで有効利用する企業

社員証を下げているサラリーマンを見かける事がありますが、大きな企業であるほどそれがステータスになるため、わざと昼時にそのまま下げてお店に入る人もいるぐらいです。
企業側としては会社に愛着をもってくれる事は嬉しいですが、ちょっとした態度の悪さなどが会社名に直結するリスクは考えなければなりません。
その他、社員証にICチップを埋め込んでおき、様々な機能を持たせるという方法も利用されています。
例えばタイムカード替わりにして、入り口ゲートに社員証をかざせば出退勤が記録されるなどの方法です。
タイムカードの印字と違って、途中退席やその戻りなども細かく記録出来るので、多くの会社で利用されています。
これからこういったシステムを導入するという会社は、総務のシステムと連動していて自動的に時間が入るようになっており、月々の締め作業が楽になっているはずです。
それ以外にも備品の持ち出しや決済などにも社員証での認証を使っている会社もあり、様々な用途で使われています。

最新の社員証！NTTドコモ？スマートフォンで解決！

大手企業は従業員が沢山いるために一人一人に会社の合いカギを持たせることが現実的ではないので、従業員全員に社員証を持たせることで効率化に成功していますが、現在はカード型の社員証を使用しないケースが増えていますが、カード型の代わりに、スマートフォンに専用アプリをインストールしてデジタル版の社員証を活用しています。
デジタル版の社員証は非常に新しい最新のシステムとなっていますが、NTTドコモが開発したシステムとして安心感があるサービスでしょう。
ですが、NTTドコモに通信障害が生じたときには全社員が会社へ出入りすることが出来ないので、万が一のトラブルを未然に想定して対策をとっておくことが必要です。
NTTドコモは電波に非常に強いメーカーなので、多くの企業が導入していますが年に1回程度の電波障害が発生しているので、100パーセント安心できるサービスではありません。
万が一のトラブルに対応することが出来ないと、会社全体が停止する可能性があるでしょう。

社員証作成は業者によって、特徴があります

企業がセキュリティー強化のために取り組む取り組みとしては、社員証の導入が一般的ですが大量の社員証を作成すると経費がかかるために作成の依頼をする業者は慎重に選択する必要があるでしょう。
社員証ドットコムは数多くの企業からの依頼を受けていますが、金融機関や公官庁からの依頼実績も多数あるために非常に信用されている業者です。
信頼度が高い場合には高額な費用が必要になる傾向がありますが、社員証ドットコムは低価格で提供しているので、中小企業にもオススメです。
1枚400円で作成できるだけではなくて、最高で1度で10万枚まで作成依頼が可能となっていますが、最短で7日間で手元に届きます。
デザインも業界トップクラスの豊かさとなっているので、各企業のイメージに合った証明証が完成します。
社員食堂でもスマートにお支払いが出来る支払い機能付きのカードも作成可能となっているので、荷物にならないので、社員の仕事の効率化にも繋がります。

社員証は必ず返さないとダメ？可能な返却方法と返さなかった場合のリスク

会社を退職する際、貸与物に加え健康保険証、社員証は必ず返却しないといけません。
特に社員証は退職後も長期間手元に置いておくと、紛失や盗難のリスクが高まりす。
そうなると拾った人物に不正に使用される恐れがあり、会社に大きな損害を与えてしまうことになるので注意が必要です。
退職日に直接手渡しするのが一番良いですが、退職代行会社などを利用した場合は郵送でも可能なことが多いです。
退職代行会社は会社とのやり取りを行ってくれるので、指示に従い返却を行いましょう。
郵送の場合送料は自費になることがほとんどですが、送料が安い普通郵便は使わないほうがいいです。
万が一送付先に届かないといったトラブルが発生した場合、追跡できる簡易書留や書留、レターパックなどがおすすめです。
また会社が郵送方法を指定する場合もあるので、必ず指示通りに送るようにします。
紛失した場合は、退職代行会社に正直に話すことが重要です。
会社にその旨を伝えてくれますが、本人確認や事務手続きなどで直接出社を求められる可能性も少なくありません。
この場合は気まずいかもしれませんが、必ず会社に出向いて手続きを行うようにしましょう。

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